全国会计从业《电算化》第三章第二节会计核算软件的要求讲义

第二节　会计核算软件的要求 

一、会计核算软件的基本要求
根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：
1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。
2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
5.会计核算软件应当符合GB/T 19581-《信息技术-会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
6.会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。
9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
此外，我们将分别就会计核算软件中，对会计数据的输入、处理和输出功能，以及其他方面的相关内容提出具体的要求。
二、会计数据输入功能的基本要求
数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。
会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。此外，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。
（一）对初始数据输入的基本要求
在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始功能：
1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
2.输入需要在本期进行对账的未达账项。
3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。
4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。
5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。
（二）会计核算软件输入原始凭证的相关要求
会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理：
1.输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
3.在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账以后，如果原始凭证确需修改，则会计核算软件应在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。
（三）会计核算软件输入记账凭证的相关要求
1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能、输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。
2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。
3.在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能： 
（1）正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。
（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。
（3）正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。
（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。
（5）正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。
（6）会计核算软件应提供对已输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。
（7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。
（四）会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求
1.会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示。
2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。
3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。
4.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正，红字可用负号“-”表示。
5.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。
6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。
（五）会计核算软件对处理外国货币核算业务的要求
1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。
2.采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外汇牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。

三、会计数据处理功能的基本要求
会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面。 
（一）对会计核算软件记账功能的基本要求
会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。
1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。
2.根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账。
3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。
4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或者成批登账的功能。
5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。
（二）对会计核算软件对账、结账功能的基本要求
1.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。
2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。
3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。
4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。
5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。一般情况下，某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。
（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求
根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。
（四）会计核算软件提供的的其他处理功能
1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。
2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。
3.通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。
四、会计数据输出功能的基本要求
会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。其中，软盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出。利用网络传输一般多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出时。查询和打印则是会计数据输出的最基本形式。
（一）会计软件提供查询的相关要求
由于在会计电算化条件下不可能每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求只能通过屏幕查询得到解决。因此会计软件必须提供对机内会计数据的查询功能。
对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。通常，会计软件必须提供以下查询功能：
1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。
2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。
3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。
4.查询往来账款项目的结算情况。
5.查询到期票据的结算情况。
6.如果查询出来的机内数据已经结账，应给予屏幕提示。
（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求
会计软件必须提供以下打印输出功能：
1.会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统—的会计制度规定。
2.会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。
3.会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。
4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。
5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。
7.打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。
（三）关于会计核算软件输出数据的其他要求
1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。
五、会计核算软件必须保证机内数据的安全